Per gli approvvigionamenti le grandi aziende si affidano a una complessa soluzione end-to-end

L'integrazione digitale realizza processi chiari

La soluzione Coupa permette di elaborare processi chiari e standardizzati nonostante la molteplicità dei fornitori. «Rispetto ad altri fornitori nella collaborazione con Debrunner Acifer abbiamo fatto un passo in più», spiega Marco Oser, specialista di approvvigionamento e logistica alla Axpo Grid AG. «Trasmettiamo elettronicamente non solo gli ordini ma anche le fatture in formato cXML. Si può parlare di un progetto pilota». Per implementare la soluzione end-to-end le parti hanno dovuto eseguire la pulizia e la standardizzazione dei dati principali e delle impostazioni del sistema: un grande lavoro iniziale che però sta già dando frutti. Con Coupa, infatti, gli errori dovuti agli inserimenti manuali sono un ricordo del passato.

Le maschere di input sono state impostate in modo tale che, ad esempio, inserendo le quantità non c’è più il rischio di confondere chilogrammi e numeri di pezzi. E non ci sono più neppure numeri d'ordine «sbagliati» o diversi indirizzi. L'inserimento digitale dei dati non solo evita errori di battitura, ma permette anche di trasmettere i dati in modo completamente automatico senza interruzioni e frammentazioni.

Processi snelli e alta qualità

Coupa ha facilitato enormemente il processo di ordinazione per i collaboratori di Axpo. Gli ordini possono essere sbloccati in modo semplice con l'app Coupa e il processo di ordinazione è user friendly, chiaro e intuitivo. Non sono solo gli acquisti a beneficiare dei nuovi processi, ma anche la contabilità: la trasformazione digitale ha portato più trasparenza nei processi di assegnazione e controllo delle fatture che richiedevano molto tempo. «In passato per la contabilità a volte era difficile capire se una fattura si riferiva a una consegna parziale o se si trattava della fattura finale. Oggi nella noma tutto funziona in modo automatico», dice Marco Oser.

Garanzia di tempi di risposta rapidi

Anche se Coupa rende i processi estremamente efficienti e trasparenti Axpo continuerà a concentrarsi su partnership sostenibili, tempi di risposta rapidi, una comunicazione aperta e consegne affidabili. Con Debrunner Acifer Axpo ha trovato un attore forte che, oltre a una presenza capillare e a una vasta gamma di servizi, ha anche i presupposti tecnici per integrarsi nel panorama dei sistemi di Axpo. La connessione a Coupa è stata completata in pochi mesi e il Go Live, avvenuto alla fine del 2020, ha rappresentato una pietra miliare per tutte le parti coinvolte.

Caratteristiche principali in sintesi

• Coupa: sistema di ordinazione per fornitori di diversi settori
• Uso semplice, funzionale e intuitivo
• Gli ordini vengono generati digitalmente e in modo completamente automatico dal sistema
• Soluzione end-to-end con processo ad alta sicurezza
• Elevata trasparenza dei dati, basso tasso di errore
• Piattaforma sia cloud che on-premise
• Settori strutturati in formato cXML

Fornitura

• Circa 27,5 t di acciaio in barre
• Circa 23,5 t di profilati d'acciaio/putrelle
• Circa 14 t di lamiera
• Prodotti di tecnica di fissaggio come viti speciali
• Macchine e utensili
• Sicurezza sul lavoro (DPI)

Qual è il suo obiettivo nell'impiego di Coupa

Uno degli obiettivi principali era quello di ridurre le cosiddette frammentazioni nel flusso delle informazioni e gli errori e di snellire i processi di ordinazione. Con Coupa le interruzioni nel processo d'ordinazione sono ridotte al minimo poiché durante l'inserimento dell'ordine il sistema rileva eventuali dati incompleti o errori. Il processo di ordinazione è chiaro e affidabile.

Quali sono state le sfide specifiche di questo progetto?

Anche se siamo assolutamente soddisfatti del risultato, ogni progetto IT ha degli ostacoli. Una delle maggiori sfide è stata certamente la complessità del progetto che abbiamo realizzato in collaborazione con Debrunner Acifer e che prevedeva non solo la trasmissione elettronica degli ordini, ma anche delle fatture in formato cXML. Si può parlare di un progetto pilota. Abbiamo potuto far fronte alle sfide grazie a uno scambio stretto e costruttivo.

Quali tappe soso state necessarie per raggiungere l'obiettivo?

A posteriori possiamo suddividere il processo approssimativamente in quattro fasi. Nella prima fase lo scambio stretto con l'IT ha permesso di realizzare la connessione tecnica. Nella seconda fase sono stati creati e testati diversi scenari di prova come gli indirizzi di fatturazione o l'inserimento degli ordini. In una terza fase sono state controllate le fatture e sono stati identificati i punti di criticità nella trasmissione dei dati. Infine, l'ultimo e più breve passo è stato il go live della soluzione end-to-end.

Quali sono i vantaggi della collaborazione con Debrunner Acifer AG?

Debrunner Acifer AG è da tempo nella nostra lista di fornitori preferiti. Questo è dovuto da un lato all'ampia gamma di prodotti che soddisfa in modo ottimale i requisiti e le esigenze di Axpo, soprattutto nel settore del montaggio. D'altro apprezziamo l'affidabilità. Dopo la ristrutturazione organizzativa di Debrunner Acifer nei due settori «acciaio & metalli» e «prodotti tecnici» sono sorte le condizioni generali ideali per un collegamento alla nostra soluzione EDI Coupa. Per noi la partnership è quindi fruttuosa e promettente su diversi livelli.