Grossunternehmen setzen bei der Beschaffung auf komplexe End-to-End-Lösung

Die digitale Integration schafft Klarheit

Die Systemlösung Coupa ermöglicht übersichtliche und einheitliche Prozesse trotz unterschiedlichen Lieferanten. «In der Zusammenarbeit mit Debrunner Acifer sind wir – im Gegensatz zu anderen Lieferanten – aber noch einen Schritt weitergegangen», sagt Marco Oser, Fachspezialist Beschaffung und Logistik bei der Axpo Grid AG. «Neben der elektronischen Bestellübermittlung haben wir in der Zusammenarbeit mit Debrunner Acifer auch die elektronische Rechnungsübermittlung via cXML angebunden. Man kann diesbezüglich von einem Pilotprojekt sprechen.» Um die angestrebte End-to-End-Lösung umzusetzen, war von beiden Seiten eine umfassende Bereinigung und Vereinheitlichung der Stammdaten und Systemeinstellungen nötig – ein relativ hoher Initialaufwand, der sich aber schon heute auszahlt. Denn häufige Fehlerquellen, die vormals durch manuelle Eingaben entstanden sind, gehören mit Coupa definitiv der Vergangenheit an.

Die Eingabemasken wurden so definiert, dass beispielsweise bei den Mengenangaben keine Verwechslungen zwischen Kilo und Stückzahl mehr möglich sind. Und auch «falsche» Bestellnummern oder unterschiedliche Adresseingaben gibt es nicht mehr. Die digitale Erfassung verhindert nicht nur Vertipper und andere Störfaktoren, sondern erlaubt dank der sauberen Eingabe auch die vollautomatische Übermittlung der Daten ohne Medienbrüche.

Schlanke Prozesse und hohe Qualität

Für die Mitarbeitenden von Axpo hat Coupa das Bestellwesen enorm erleichtert. Bestellungen können nicht nur einfach durch die Coupa-App freigegeben werden. Auch die Bestellauslösung selbst gestaltet sich benutzerfreundlich, übersichtlich und intuitiv. Von den neu strukturierten Prozessen profitiert nicht nur der Einkauf, sondern auch die Buchhaltung: Wo das Zuordnen und Überprüfen von Rechnungen früher viel Zeit in Anspruch nahm, hat der digitale Wandel mehr Transparenz gebracht. «Früher war es für die Buchhaltung teilweise schwierig zu erkennen, ob es sich bei einer Rechnung um eine Teillieferung handelte oder um die Endrechnung. Heute läuft im Normalfall alles ganz automatisch», sagt Marco Oser.

Schnelle Reaktionszeiten garantiert

Obwohl Coupa die Prozesse äusserst effizient und transparent gestaltet, setzt Axpo auch in Zukunft in erster Linie auf nachhaltige Partnerschaften. Der Fokus liegt auf schnellen Reaktionszeiten, einer offenen Kommunikation und zuverlässigen Lieferungen. Mit Debrunner Acifer hat Axpo einen starken Player gefunden, der neben einer dezentralen Präsenz und einem breiten Angebot auch die technischen Voraussetzungen mitbringt, um sich in die Systemlandschaft von Axpo zu integrieren. So war die Anbindung an Coupa innerhalb weniger Monate vollzogen und der Go-live Ende 2020 für alle Beteiligten ein wichtiger Meilenstein in der weiteren Zusammenarbeit.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Coupa: ein offenes Bestellsystem für Lieferanten aus unterschiedlichen Bereichen
• Einfache, funktionale und intuitive Bedienung
• Bestellungen werden digital und vollautomatisch aus dem System generiert
• End-to-End-Lösung mit hoher Prozesssicherheit
• Hohe Datentransparenz, geringe Fehlerquote
• Plattform sowohl als Cloud- als auch On-Premise
• Strukturierte Berichte im cXML-Format

Lieferauszug

• ca. 27,5 t Stabstahl
• ca. 23,5 t Formstahlprofile/Träger
• rund 14 t Bleche
• Befestigungstechnik wie Spezialschrauben
• Werkzeuge und Maschinen
• Arbeitsschutz (PSA)

Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Einsatz von Coupa?

Eines der Hauptziele war es, sogenannte Medienbrüche und Fehler zu reduzieren sowie Bestellprozesse schlank zu halten. Mit Coupa werden Unterbrüche im Bestellvorgang auf ein Minimum reduziert, da das System bereits bei der Bestelleingabe auf unvollständige Inhalte oder Fehler hinweist. Der Bestellprozess gestaltet sich übersichtlich und zuverlässig.

Welches waren besondere Herausforderungen bei diesem Projekt?

Obwohl wir mit dem Ergebnis rundum zufrieden sind, birgt jedes IT-Projekt natürlich auch seine Hürden. Eine der grösseren Herausforderungen war sicherlich die angestrebte Komplexität: Neben der elektronischen Bestellübermittlung haben wir in Zusammenarbeit mit Debrunner Acifer auch die elektronische Rechnungsübermittlung via cXML angebunden. Man kann diesbezüglich von einem Pilotprojekt sprechen. Im engen und konstruktiven Austausch konnten wir die Herausforderungen gemeinsam meistern.

Welche Etappen waren für ein zielführendes Vorgehen nötig?

Der Prozess lässt sich rückblickend grob in vier Schritte unterteilen. Im ersten Schritt wurde im regen Austausch mit der IT die technische Anbindung sichergestellt. Im zweiten Schritt wurden unterschiedliche Testszenarien erstellt und geprüft wie z. B. das Testen von Rechnungsadressen oder das Erfassen von Bestellungen. In einer dritten Phase wurden die Rechnungen überprüft und es wurde geschaut, wo in der Übermittlung Störfaktoren auftreten können. Der letzte und kürzeste Schritt schliesslich war die Go-live-Schaltung der End-to-End-Lösung.

Wo liegen für Sie die Vorteile in der Zusammenarbeit mit der Debrunner Acifer AG?

Die Debrunner Acifer AG ist schon länger auf unserer Favoritenliste von Lieferanten. Das liegt zum einen am breiten Produktsortiment, das die Anforderungen und Bedürfnisse von Axpo vor allem im Montagebereich optimal erfüllt. Zum anderen schätzen wir die Zuverlässigkeit. Nach der organisatorischen Umstrukturierung von Debrunner Acifer in die zwei Sparten «Stahl & Metall» und «Technische Produkte» haben sich ideale Rahmenbedingungen ergeben, die für eine Anbindung in unsere bestehende EDI-Lösung Coupa sprachen. Die Partnerschaft ist für uns deshalb auf mehreren Ebenen fruchtbar und zukunftsgerichtet.