Les grandes entreprises s’approvisionnent via une solution end-to-end complexe

L'intégration numérique rend les choses plus claires

Cette solution offre des processus clairs et uniformes - même avec plusieurs fournisseurs différents. « De ce point de vue, notre collaboration avec Debrunner Acifer va plus loin qu’avec d’autres fournisseurs », déclare Marco Oser, spécialiste achats et logistique chez Axpo Grid AG. « Avec Debrunner Acifer, en plus de la transmission électronique des commandes, nous gérons aussi la facturation par voie électronique, via cXML. A cet égard, on peut parler de projet pilote ». Pour pouvoir mettre en œuvre la solution end-to-end souhaitée, les deux parties ont dû nettoyer et normaliser entièrement leurs données de base et leurs paramètres système - un travail initial relativement conséquent, mais qui porte déjà ses fruits aujourd'hui. En effet, avec Coupa, la saisie manuelle - fréquente source d'erreurs - appartient définitivement au passé.

Les masques de saisie ont été définis de manière à rendre impossible, par exemple, toute confusion entre le poids et la quantité de pièces. Les numéros de commande erronés et les adresses variables ont aussi été supprimés. Le relevé numérique des données élimine les fautes de frappe et autres facteurs perturbateurs. Les données transitent ensuite de manière entièrement automatique d’un bout à l’autre de la chaîne.

Processus allégés et haute qualité

Du côté du personnel d'Axpo, Coupa a grandement facilité les choses. Les commandes peuvent être libérées facilement via l’appli Coupa, et le déclenchement des commandes est lui-même devenu plus convivial, clair et intuitif. Ces processus restructurés sont utiles non seulement aux achats, mais aussi à la comptabilité : alors que l'attribution et le contrôle des factures prenaient auparavant beaucoup de temps, la transformation numérique a apporté plus de transparence. « Autrefois, il était parfois difficile pour notre comptabilité de déterminer si une facture se rapportait à une livraison partielle ou s’il s’agissait de la facture finale. Aujourd'hui, sauf exception, tout cela se fait automatiquement », explique Marco Oser.

Réactivité garantie

Bien que Coupa offre des processus efficaces aussi en mode multi-fournisseurs, Axpo favorisera toujours des partenariats durables - les seuls qui puissent garantir une bonne réactivité, une communication ouverte et des livraisons fiables. Debrunner Acifer est dans ce cadre un partenaire performant qui, outre une présence décentralisée et une large gamme de services, dispose des compétences techniques pour s'intégrer dans l’environnement informatique d'Axpo. De fait, la connexion Coupa a été finalisée en quelques mois seulement. Sa mise en service fin 2020 a constitué une étape importante pour la coopération future de toutes les parties impliquées.

Le principal en un coup d'œil

• Coupa est un système de commande ouvert, pour des fournisseurs de différents secteurs
• Utilisation simple, fonctionnelle et intuitive
• Commandes générées électroniquement à partir du système, sans intervention
• Une solution end-to-end avec une haute sécurité de processus
• Transparence des données, faible taux d'erreur
• Plateforme cloud ou locale
• Rapports structurés au format cXML

Extrait des livraisons

• 27,5 t d’acier marchand
• 23,5 t de profilés et poutrelles
• 14 t de tôles
• Technique de fixation (vis spéciales, etc.)
• Outils et machines
• Protection au travail (EPI)

Quel est votre objectif avec la mise en oeuvre de Coupa ?

D’abord réduire les interruptions de médias et le taux d’erreur. Ensuite, alléger au maximum le processus de commande. Avec Coupa, les interruptions dans le processus de commande sont réduites à un minimum. Les données incomplètes et les erreurs sont repérées avant que la commande ne soit passée. Le processus de commande est clair et fiable.

Quels étaient les défis spécifiques de ce projet ?

Nous sommes satisfaits du résultat, bien que, comme dans tout projet IT, il ait eu des obstacles à surmonter. L'un des gros défis était certainement la complexité de la solution souhaitée : avec Debrunner Acifer, la numérisation ne s’arrête pas à la transmission des commandes, mais englobe aussi la facturation, via cXML. De ce point de vue, il s’agit d’un projet d’avant-garde. Une collaboration étroite et constructive a finalement permis de lever tous les obstacles.

Quelles ont été les étapes pour atteindre l’objectif ?

Avec le recul, on peut dire qu’il y en a eu quatre principales. D’abord, un travail intense avec le service informatique a permis de mettre la connexion en place au niveau technique. Deuxièmement, différents scénarios ont été créés et testés, par exemple pour les adresses de facturation ou la saisie des commandes. Dans une troisième phase, les calculs ont été vérifiés et l’on a recherché les facteurs perturbateurs potentiels dans la transmission. Enfin, dernière étape - la plus courte : la mise en service définitive de la solution complète.

Quels sont les avantages d’une collaboration avec Debrunner Acifer AG ?

Debrunner Acifer figure sur notre liste de fournisseurs préférés depuis un certain temps déjà, d'une part pour sa large gamme de produits répondant aux besoins et exigences d'Axpo, notamment dans le domaine du montage, et d'autre part pour leur fiabilité. Enfin, la restructuration de Debrunner Acifer en deux divisions, « Acier & Métaux » et « Produits techniques », a créé les conditions-cadres idéales pour la connexion à notre solution EDI Coupa existante. C’est donc à plusieurs niveaux que l’on peut considérer ce partenariat comme fructueux et tourné vers l'avenir.